GDPR

Informace o zpracování osobních údajů fyzických osob v dodavatelsko-odběratelských vztazích

Dovolujeme si Vás v pozici správce osobních údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, ve znění účinném od 25.5.2018 (dále jen „Nařízení“) stručně informovat o zpracování Vašich osobních údajů. Tato informace se netýká osobních údajů právnických osob, včetně názvu, právní formy a kontaktních údajů právnické osoby. Účelem této informace je informování našich klientů a dodavatelů, jako subjektů údajů o zpracování jejich osobních údajů a jejich o právech souvisejících s tímto zpracováním.

1. Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je společnost ROOMS AGENTURA, s.r.o., IČO 26781972, se sídlem Prusíkova 2401/6 664, 504 01 Praha 5- Stodůlky, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod sp.zn. C 93373 (dále jen „my“ nebo „Společnost).

2. Případy zpracování osobních údajů

Bez Vašeho souhlasu můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje na základě následujících právních titulů a pro následující účely:

1. Právní titul: Plnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy provedených na vaši žádost
Účel:
• realizace smluvního závazkuvčetně související obchodní a finanční komunikace

2. Právní titul: Ochrana práv a právem chráněných zájmů Společnosti
Účel:
• pro vymáhání dlužných částek za dodané zboží nebo jiných pohledávek Společnosti
• efektivní řízení a správa Společnosti
• ve vybraných případech posouzení Vaší bonity a důvěryhodnosti
• ochrana právních zájmů (nároků) Společnosti

3. Právní titul: Plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona
Účel:
• poskytování součinnosti státním orgánům na základě zákona a v jeho mezích, včetně uchovávání údajů na základě zákona
• vedení účetnictví, daňová agenda, archivnictví

3. Zásady zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zapracováváme v souladu s požadavky použitelných právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se řídíme zejména následujícími zásadami: zákonnosti, korektnosti a transparentnosti; účelového omezení; minimalizace údajů; přesnosti; omezení uložení; integrity a důvěrnosti a odpovědnosti.

4. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme následující osobní údaje:

• Vaše identifikační a kontaktní údaje
• údaje o produktech, které jsme zakoupili, příp. o službách, které nám poskytujete, nebo my poskytujeme Vám
• údaje z naší vzájemné komunikace (ať už probíhala osobně, písemně, telefonicky či jinak)
• platební údaje (např. údaj o zaplacené nebo dlužné částce, číslo účtu apod.)
• pouze ve vybraných případech údaje o Vaší bonitě a důvěryhodnosti

5. Zdroje informací

Vaše osobní údaje zpracovávané Společností pro účely popsané bodu 2 této informace pocházejí z následujících zdrojů:

1. údaje jste nám poskytl/a Vy, např. v souvislosti s uzavřením smlouvy nebo jste nám je sdělil/a v průběhu naší spolupráce
2. zpracováváme také údaje získané z veřejných zdrojů, seznamů a evidencí jako jsou např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík

6. Příjemce osobních údajů

Vaše osobní údaje předáváme v odůvodněných případech a pouze v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:

• našim smluvním partnerům, které potřebujeme pro naše běžné fungování a realizaci smluvního vztahu s Vámi např. dodavatelům informačních technologií, poskytovatelům kurýrních nebo poštovních služeb, finančním institucím;
• jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí Vašich údajů ukládají právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. soudům, Policii ČR apod.).

7. Práva subjektů osobních údajů při zpracování

Pokud jde o Vaše osobní údaje, máte následující práva:

• Právo na přístup –můžete nás požádat o přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme; poskytneme Vám i kopii zpracovávaných osobních údajů
• Právo na opravu – můžete nás požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které o Vás zpracováváme

• Právo na výmaz - můžete nás požádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:
1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
2. Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
3. Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje
• Právo na omezení zpracování - můžete Správce požádat, aby omezil zpracování Vašich osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:
1. popřel/a jste přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;
2. zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz těchto údajů a místo toho žádáte o omezení jejich použití;
3. Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. vznesl/a jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody
• Právo na přenositelnost údajů – v případech předpokládaných Nařízením máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jste nám poskytl ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob

• Právo vznést námitku – můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů u Společnosti pro účely přímého marketingu prováděného na základě oprávněného zájmu Správce
• Právo podat stížnost – máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů (kontaktní údaje najdete na www.uoou.cz)
• Právo být informován – pokud nastane porušení zabezpečení jeho osobních údajů, kdy je pravděpodobné, že tento případ bude mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody

8. Doba zpracování a uložení osobních údajů

Výše uvedené osobní údaje jsou Správcem zpracovávány a uloženy po dobu trvání jejich smluvního vztahu a po jeho ukončení dále po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoliv souvisejícího nároku Správce. Po uplynutí této doby osobní údaje klienta zlikvidujeme, ledaže budeme oprávněni/povinni tyto údaje zpracovávat na základě jiného právního titulu. Dokumenty, v nichž jsou obsaženy Vaše osobní údaje, budeme v případech, kde to ukládá závazný předpis, archivovat po předepsanou dobu.

9. Kontaktní údaje na Společnost

Aktuální znění této informace naleznate na našich webových stránkách www.roomsagentura.cz K uplatnění svých práv dle Nařízení či v případě jakýchkoli dotazů či nejasností ohledně nakládání správce s osobními údaji nás můžete kontaktovat písemně na adrese našeho sídla nebo na e-mailové adrese rooms@seznam.cz. Máte rovněž právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (kontaktní údaje zde: www.uoou.cz) či k němu podat stížnost. Každý klient či dodavatel tímto bere na vědomí, že prostřednictvím výše uvedené informace byl poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 a 15 až 22 Nařízení.